Møteinnkalling
Innkalling vert gjort i samsvar med reglement for kommunestyret og andre faste utval og nemnder.
Innkallinga skal gi opplysningar om:
- Utval som skal møte
- Møtestad og tidspunkt
- Forfall, korleis melde og til kven
- Saker som skal handsamast også referatsaker, delegerte saker m.m.
Orienteringssaker
Orienteringssaker av ein viss betyding vert sett på vanleg saksliste og gitt politisk saksnummer. Ein skriv då orienteringssak før tittelen på saka. Det er viktig å skilje mellom orienteringssaker og melding/ referatsaker.
Referatsaker
Referat og meldingar. Både inngåande og utgåande journalpostar kan refererast i
politiske utval. Sakshandsamar har ansvar for å melde opp journalpostar som skal
refererast i eit utval.
Utvalssekretær finn desse i kølista for saker som er meldt til utvalet.
Delegerte saker
Delegerte saker har eige delegert-saksnummer.
Det skal nyttast eigen mal «Delegert vedtak» og det må meldast opp til rett politisk utval.
Dei skal meldast opp til næraste utval (det utvalet som har delegert mynde til administrasjonen) som referatsak.
Utsending - utvalsekretær
Utvalssekretærane har ansvar for at møteinnkalling med sakspapir vert sendt ut
- 5 dagar før møtet vert halde til alle utval med unntak av kommunestyret
- 7 dagar før møtet vert halde for kommunestyret
Møteinnkallinga som inneheld saker unnateke offentleg innsyn er det eiga rutine for. Her må utvalssekrærane i møtemodulen. Under fana behandling markerar du saka som er unnatake offentleg innsyn. Gå så til fana Sak metadata og opne der som står Fjern tilgang til i møteportal.
Det er særs viktig at dette vert gjort, slik at berre dei som har behov for informasjonen får den.
Renummerering
Ved låst sakskart – lås opp.
Då kan nummerering endre seg. Det som då må gjerast er at alle utvalsmøter som har vore må låsast opp og begynne på rettt møte (om der har vore ei innkalling til). Møte nr.1 ordne det. Lås møte. Ordne møte nr. 2 ordne det Lås møte. Dette skal rette nummerering.
Utsette saker
Utvalssaker som vert utsette/ trekte frå sakskartet skal ha nytt utvalssaksnummer ved neste handsaming, men same saksnummer.
Møteprotokoll
Vedtak og handsaminga i utvalet skal førast i møteprotokollen.
Alt som vert teke opp i utvalsmøta, mellom sakene som er melde opp, skal skrivast inn etter saklista i møteprotokollen. Det skal kome fram kvar i møte det vart teke opp.
Politikarane som vert valde til å lese igjennom protokollen får denne tilsendt med frist for tilbakemelding. Når tilbakemelding er gitt skal utvalsekretæren låse protokoll og sakskart for dette møtet.
Protokollen for alle utvala vert godkjent i det påfølgjande møte.
Arkivering
Ferdigstill behandlinga. Husk å sjekke saka som vert oppretta for møte. Ferdigstill alle dokument og avslutt saka.
Oppbevaring av møtebøker og protokollar
Innbinding/oppbevaring av møtebøker og protokollar Sande kommune skal ha følgjande ordning med innbinding og oppbevaring av møteinnkallingar, protokollar og sakdokument:
· Møteinnkalling m/saksdokument og vedlegg er elektronisk godkjende og arkiverte i Acos, og vert ikkje innbundne.
· Møteprotokoll for kvart enkelt utval med politisk handsaming og vedtak er arkiverte i Acos, vert godkjent i påfølgande møte.